🚧 Dalam Pengembangan / Under Construction 🚧

BC.
Tutorial Step-by-Step

Pembukuan Pameran dengan Beancount

Pelajari cara mencatat dan melacak dana pameran seni menggunakan Beancount. Tutorial lengkap dengan diagram alur keuangan.

Studi Kasus

Kolektif menerima funding 10.000 Euro untuk pameran seni

  • • 2 Rekening Bank
  • • CIMB Niaga & Bank Jago
  • • Tracking Transparan
  • • Laporan ke Donor
0

Persiapan: Setup Rekening Bank

Konsep: Apa yang Mau Kita Lakukan & Kenapa?

Tujuan Utama

Kita ingin membuat sistem pembukuan yang transparan, mudah diaudit, dan bisa diakses oleh semua anggota tim secara real-time. Bukan hanya untuk keperluan internal, tapi juga untuk membangun kepercayaan dengan donor dan stakeholder.

Dengan sistem ini, setiap orang tahu kemana uang pergi, siapa yang bertanggung jawab, dan bagaimana dana digunakan - tanpa perlu menunggu laporan bulanan atau spreadsheet yang ribet.

Kenapa 2 Bank?

  • CIMB Niaga: Untuk menerima dana dari donor/funding (rekening utama yang formal)
  • Bank Jago: Untuk operasional dengan fitur sub-akun yang bisa di-share ke tim
  • Pemisahan ini memudahkan tracking dan audit

Kenapa Sub-Akun?

  • Setiap PIC punya akses ke budget mereka sendiri
  • Tidak perlu minta transfer ke bendahara terus-menerus
  • Transparansi otomatis - semua transaksi tercatat real-time
  • Mengurangi bottleneck dan mempercepat kerja

Kenapa Beancount?

  • Double-entry bookkeeping yang akurat
  • Plain text = mudah di-backup dan version control
  • Struktur akun Bank Jago langsung mapping ke Beancount
  • Generate laporan profesional untuk donor

Alur Kerja yang Kita Bangun:

  1. 1. Dana masuk ke CIMB Niaga dari donor
  2. 2. Transfer ke Bank Jago Main Account
  3. 3. Distribusi ke sub-akun sesuai budget (Venue, Materials, Marketing, Artist)
  4. 4. Setiap PIC kelola budget mereka sendiri dari sub-akun
  5. 5. Semua transaksi dicatat di Beancount untuk laporan
  6. 6. Generate laporan profesional untuk donor dan audit

1. Buat Rekening CIMB Niaga

  • Kunjungi cabang CIMB Niaga atau daftar online via aplikasi OCTO Mobile
  • Pilih rekening tabungan untuk organisasi/kolektif
  • Siapkan dokumen: KTP, NPWP, dan dokumen legalitas kolektif
  • Rekening ini untuk menerima dana dari donor/funding

2. Buat Rekening Bank Jago

  • Download aplikasi Jago dari Play Store/App Store
  • Daftar dengan KTP dan verifikasi video call
  • Buat akun utama (Main Account) terlebih dahulu
  • Rekening ini untuk distribusi dana ke tim

Konsep Sub-Akun Bank Jago

Seperti Group WhatsApp

Sub-akun Bank Jago bisa di-share ke anggota tim. Seperti group WhatsApp, tapi untuk rekening bank. Setiap PIC bisa akses dan kelola budget mereka sendiri.

Transparansi Real-Time

Semua anggota tim yang punya akses bisa lihat saldo dan transaksi secara real-time. Tidak perlu laporan manual atau spreadsheet yang ribet.

Mudah Audit

Setiap transaksi tercatat otomatis dengan timestamp. Tim internal dan auditor bisa langsung cek. Donor menerima laporan yang akurat dan lengkap.

Perbandingan: Tradisional vs Bank Jago Sub-Akun

❌ Cara Tradisional

  • • PIC minta uang ke bendahara
  • • Transfer manual satu per satu
  • • Simpan bukti transfer & nota
  • • Laporan manual via spreadsheet
  • • Reimburse yang ribet
  • • Audit butuh waktu lama

✓ Dengan Bank Jago Sub-Akun

  • • PIC langsung akses sub-akun mereka
  • • Budget sudah dialokasikan di awal
  • • Semua transaksi tercatat otomatis
  • • Laporan real-time di aplikasi
  • • Tidak perlu reimburse
  • • Audit tinggal export data

Cara Membuat Sub-Akun di Bank Jago

  1. 1Buka aplikasi Jago, pilih menu "Kantong" (Pocket)
  2. 2Tap tombol "+" untuk buat Kantong baru
  3. 3Beri nama sesuai kebutuhan: "Venue", "Materials", "Marketing", "Artist"
  4. 4Pilih "Shared Pocket" dan invite anggota tim via nomor HP
  5. 5Set permission: "View Only" untuk auditor, "Full Access" untuk PIC
  6. 6Transfer dana dari Main Account ke masing-masing Kantong sesuai budget

Keuntungan untuk Audit & Transparansi

Untuk Tim Kolektif:

  • ✓ Tidak perlu spreadsheet manual
  • ✓ Hemat waktu administrasi
  • ✓ Mengurangi human error
  • ✓ Budget control lebih baik

Untuk Laporan ke Donor:

  • ✓ Data akurat dan real-time
  • ✓ Laporan lengkap dan terstruktur
  • ✓ Audit trail tersedia
  • ✓ Transparansi penuh dengan dokumentasi

Integrasi dengan Beancount:

  • ✓ Struktur sub-akun = struktur akun Beancount
  • ✓ Transaksi bank langsung jadi entry Beancount
  • ✓ Double-entry bookkeeping otomatis
  • ✓ Laporan keuangan profesional dengan mudah
1

Setup File Beancount

Struktur Akun

graph LR A[Kolektif Accounting] --> B[Assets/Aset] A --> C[Income/Pendapatan] A --> D[Expenses/Biaya] A --> E[Equity/Ekuitas] B --> B1[Bank CIMB Niaga] B --> B2[Bank Jago Main] B --> B3[Bank Jago:Venue] B --> B4[Bank Jago:Materials] B --> B5[Bank Jago:Marketing] B --> B6[Bank Jago:Artist] C --> C1[Funding Donor] D --> D1[Venue/Tempat] D --> D2[Materials/Bahan] D --> D3[Marketing] D --> D4[Artist Fees] E --> E1[Opening Balances] style A fill:#ea5545,stroke:#000,stroke-width:4px,color:#000 style B fill:#ffd700,stroke:#000,stroke-width:4px,color:#000 style C fill:#ffd700,stroke:#000,stroke-width:4px,color:#000 style D fill:#ffd700,stroke:#000,stroke-width:4px,color:#000 style E fill:#ffd700,stroke:#000,stroke-width:4px,color:#000

Buat file: kolektif.beancount

; Kolektif Accounting
; File: kolektif.beancount

option "title" "Pembukuan Kolektif"
option "operating_currency" "EUR"
option "operating_currency" "IDR"

; === AKUN ASET ===
2024-01-01 open Assets:Bank:CIMBNiaga IDR
2024-01-01 open Assets:Bank:BankJago:Main IDR
2024-01-01 open Assets:Bank:BankJago:Venue IDR
2024-01-01 open Assets:Bank:BankJago:Materials IDR
2024-01-01 open Assets:Bank:BankJago:Marketing IDR
2024-01-01 open Assets:Bank:BankJago:Artist IDR

; === AKUN PENDAPATAN ===
2024-01-01 open Income:Funding:Donor EUR

; === AKUN BIAYA ===
2024-01-01 open Expenses:Exhibition:Venue IDR
2024-01-01 open Expenses:Exhibition:Materials IDR
2024-01-01 open Expenses:Exhibition:Marketing IDR
2024-01-01 open Expenses:Exhibition:Artist IDR

; === AKUN EKUITAS ===
2024-01-01 open Equity:Opening-Balances

Bank Jago memiliki fitur sub-akun yang bisa di-share ke PIC masing-masing untuk transparansi

2

Terima Funding di CIMB Niaga

Transaksi Penerimaan

; Penerimaan funding dari donor ke CIMB Niaga
2024-03-15 * "Funding Pameran Seni"
  Income:Funding:Donor            -10000.00 EUR
  Assets:Bank:CIMBNiaga        175000000.00 IDR
  
; Kurs: 1 EUR = 17,500 IDR
2024-03-15 price EUR 17500.00 IDR

Penjelasan:

  • Dana langsung masuk ke CIMB Niaga
  • 10.000 EUR = 175 Juta IDR
  • Income negatif = uang masuk
  • Assets positif = bertambah

Alur Dana Masuk

sequenceDiagram participant D as Donor participant C as CIMB Niaga participant I as Income Funding D->>C: Transfer 10000 EUR Note over C: Dana masuk 175 Juta IDR C->>I: Record Income Note over I: Income negatif 10000 EUR Note over C: Assets positif 175 Juta IDR

Total di CIMB Niaga:

175.000.000 IDR

3

Transfer ke Bank Jago Main

Transfer Antar Bank

; Transfer dari CIMB Niaga ke Bank Jago Main
2024-03-16 * "Transfer ke Bank Jago"
  Assets:Bank:CIMBNiaga       -175000000.00 IDR
  Assets:Bank:BankJago:Main    175000000.00 IDR

Kenapa Transfer?

  • Bank Jago punya fitur sub-akun
  • Sub-akun bisa di-share ke PIC
  • Memudahkan transparansi
  • Setiap PIC kelola budget sendiri

Alur Transfer

graph LR A[CIMB Niaga<br/>175 Juta IDR] -->|Transfer| B[Bank Jago Main<br/>175 Juta IDR] B --> C[Siap untuk<br/>Distribusi] style A fill:#ea5545,stroke:#000,stroke-width:4px,color:#000 style B fill:#ffd700,stroke:#000,stroke-width:4px,color:#000 style C fill:#e5e5e5,stroke:#000,stroke-width:4px,color:#000

Bank Jago Main:

175.000.000 IDR

Siap didistribusikan ke sub-akun

4

Distribusi ke Sub-Akun

Alokasi Budget

; Distribusi ke sub-akun Bank Jago
2024-03-17 * "Alokasi Budget Venue"
  Assets:Bank:BankJago:Main    -61250000.00 IDR
  Assets:Bank:BankJago:Venue    61250000.00 IDR

2024-03-17 * "Alokasi Budget Materials"
  Assets:Bank:BankJago:Main    -35000000.00 IDR
  Assets:Bank:BankJago:Materials 35000000.00 IDR

2024-03-17 * "Alokasi Budget Marketing"
  Assets:Bank:BankJago:Main    -26250000.00 IDR
  Assets:Bank:BankJago:Marketing 26250000.00 IDR

2024-03-17 * "Alokasi Budget Artist"
  Assets:Bank:BankJago:Main    -43750000.00 IDR
  Assets:Bank:BankJago:Artist   43750000.00 IDR

Struktur Sub-Akun

graph TD A[Bank Jago Main<br/>175 Juta] --> B[Venue<br/>61.25 Juta] A --> C[Materials<br/>35 Juta] A --> D[Marketing<br/>26.25 Juta] A --> E[Artist<br/>43.75 Juta] A --> F[Sisa<br/>8.75 Juta] B --> B1[PIC: Venue Manager] C --> C1[PIC: Production] D --> D1[PIC: Marketing] E --> E1[PIC: Curator] style A fill:#ea5545,stroke:#000,stroke-width:4px,color:#000 style B fill:#ffd700,stroke:#000,stroke-width:4px,color:#000 style C fill:#ffd700,stroke:#000,stroke-width:4px,color:#000 style D fill:#ffd700,stroke:#000,stroke-width:4px,color:#000 style E fill:#ffd700,stroke:#000,stroke-width:4px,color:#000 style F fill:#e5e5e5,stroke:#000,stroke-width:4px,color:#000
Venue (35%)61.25 Juta
Artist (25%)43.75 Juta
Materials (20%)35 Juta
Marketing (15%)26.25 Juta
Sisa (5%)8.75 Juta
5

Catat Pengeluaran

Alur Pengeluaran

sequenceDiagram participant M as Main Account participant V as Sub Venue participant Mat as Sub Materials participant Mar as Sub Marketing participant A as Sub Artist participant E as Expenses M->>V: 61.25 Juta M->>Mat: 35 Juta M->>Mar: 26.25 Juta M->>A: 43.75 Juta V->>E: Bayar Venue Mat->>E: Bayar Materials Mar->>E: Bayar Marketing A->>E: Bayar Artist Note over E: Total 166.25 Juta

Total Pengeluaran:

166.250.000 IDR

Sisa: 8.750.000 IDR di Main Account

Transaksi dari Sub-Akun

; Sewa venue dari sub-akun Venue
2024-03-20 * "Sewa Galeri Nasional"
  Expenses:Exhibition:Venue      61250000.00 IDR
  Assets:Bank:BankJago:Venue    -61250000.00 IDR

; Beli material dari sub-akun Materials
2024-03-25 * "Material & Instalasi"
  Expenses:Exhibition:Materials  35000000.00 IDR
  Assets:Bank:BankJago:Materials -35000000.00 IDR

; Biaya marketing dari sub-akun Marketing
2024-04-01 * "Promosi & Publikasi"
  Expenses:Exhibition:Marketing  26250000.00 IDR
  Assets:Bank:BankJago:Marketing -26250000.00 IDR

; Honorarium dari sub-akun Artist
2024-04-10 * "Fee 5 Seniman"
  Expenses:Exhibition:Artist     43750000.00 IDR
  Assets:Bank:BankJago:Artist   -43750000.00 IDR

Keuntungan Sub-Akun:

  • Setiap PIC kelola budget sendiri
  • Transparansi real-time
  • Tidak perlu reimburse
  • Audit lebih mudah
6

Generate Laporan

Command Laporan

Balance Sheet (Neraca)

bean-report kolektif.beancount balances

Income Statement (Laba Rugi)

bean-report kolektif.beancount income

Journal (Buku Besar)

bean-report kolektif.beancount journal

Web Interface

fava kolektif.beancount

Alur Lengkap

graph TD A[Donor<br/>10,000 EUR] --> B[CIMB Niaga<br/>175 Juta] B --> C[Bank Jago Main<br/>175 Juta] C --> D1[Sub: Venue<br/>61.25 Juta] C --> D2[Sub: Materials<br/>35 Juta] C --> D3[Sub: Marketing<br/>26.25 Juta] C --> D4[Sub: Artist<br/>43.75 Juta] C --> D5[Sisa<br/>8.75 Juta] D1 --> E[Total Expenses<br/>166.25 Juta] D2 --> E D3 --> E D4 --> E E --> F[Laporan ke Donor] style A fill:#ea5545,stroke:#000,stroke-width:4px,color:#000 style B fill:#ffd700,stroke:#000,stroke-width:4px,color:#000 style C fill:#ffd700,stroke:#000,stroke-width:4px,color:#000 style F fill:#ea5545,stroke:#000,stroke-width:4px,color:#000

Ringkasan:

  • ✓ Total Funding: 175 Juta IDR
  • ✓ Total Pengeluaran: 166.25 Juta IDR
  • ✓ Sisa Dana: 8.75 Juta IDR
  • ✓ Transparansi: 100% via Sub-Akun

Tips & Best Practices

Panduan untuk pembukuan yang lebih baik

Backup Rutin

Simpan file .beancount di Git repository untuk version control dan backup otomatis

Dokumentasi

Tambahkan komentar detail di setiap transaksi untuk memudahkan audit

Rekonsiliasi

Cocokkan saldo Beancount dengan rekening bank setiap bulan

Kurs Update

Catat kurs EUR-IDR setiap transaksi untuk akurasi konversi

Kategori Jelas

Gunakan nama akun yang deskriptif untuk memudahkan laporan

Fava Interface

Gunakan Fava untuk visualisasi dan eksplorasi data yang lebih mudah